บริหารงานทั่วไป

เรื่องบัญชีอย่าคิดว่ายาก

           บัญชีที่คิดว่ายากอันที่จริงบัญชี เป็นเรื่องของเทคนิควิชาชีพ เหมือนคอมพิวเตอร์ หรืออื่นๆ ซึ่งหลายคนอาจจะคิดว่าเป็นเรื่องที่เป็นความเข้าใจเฉพาะกลุ่ม แต่ความเป็นจริงแล้ว บัญชีเป็นส่วนหนึ่งของชีวิตของเรา เริ่มต้นจากการทำงานได้รับเงินเดือน เงินที่ได้รับ เป็นเงินสด หรือถูกนำฝากธนาคาร บัญชีจะบันทึกว่า เดบิต เงินสดหรือเงินฝากธนาคาร แล้วแต่กรณี เดบิต หมายถึงการบันทึกบัญชีด้านซ้าย เครดิต หมายถึงการบันทึกบัญชีด้านขวา ไม่ว่าเงินสดหรือเงินฝากธนาคาร ย่อมเป็นเงินที่ได้รับมาจากการหารายได้ของเราทั้งสิ้น เมื่อเงินสดหรือเงินฝากธนาคารถูกบันทึกด้านเดบิตซึ่งอยู่ด้านซ้าย รายได้ จึงถูกบันทึกด้านเครดิตคือด้านขวา เมื่อมีรายได้แล้วก็ต้องนำเงินเหล่านั้นไปจ่าย ในที่ต่างๆ ตามความจำเป็น และเหมาะสม เช่นการซื้อเสื้อผ้า ซื้ออาหาร ค่าน้ำมันรถ ค่ารถ ค่าเช่าบ้าน ซึ่งสิ่งเหล่านี้ ก็คือค่าใช้จ่าย การบันทึกบัญชี จะบันทึกรายการบัญชีตาม ชื่อค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น แต่ถ้าเป็นกิจการ หรือองค์กร เช่นมหาวิทยาลัย หรืออื่นๆ ที่มีรายการรายจ่ายหลากหลาย จำเป็นต้องจัดให้เป็นหมวดหมู่มากยิ่งขึ้น เพื่อความสะดวกในการจัดทำ หรืออ่านรายงาน จึงมีชื่อบัญชีบางบัญชี ได้รวบรวมค่าใช้จ่ายหลายประเภทเข้าด้วยกัน โดยจัดทำเป็นผังบัญชี เมื่อมีการใช้จ่ายเงินสำหรับค่าใช้จ่ายต่างๆ ย่อมทำให้เงินสดลดลง หรือต้องถอนเงินสดจากธนาคาร ดังนั้นการลดลงของเงินสดหรือธนาคาร บัญชีจะบันทึกรายการสินทรัพย์ลด ด้านเครดิต ซึ่งตรงกันข้ามกับการรับเงิน เงินสดคงเหลือจะเกิดจากการหักลบทางบัญชี ส่วนค่าใช้จ่ายต่างๆ ที่เกิดขึ้นจึงต้องบันทึกด้านเดบิต เพื่อให้สองด้านเท่ากัน

           ในขณะที่มีรายได้ต่ำ รสนิยมสูง ย่อมต้องการมีทรัพย์สิน บ้าน ที่ดิน เครื่องใช้ รถยนต์ การได้มา ซื่งทรัพย์สินเหล่านี้ ก็อาจจะมาจากการซื้อเชื่อ หรือเงินเหลือเก็บ เมื่อเกิดการซื้อเชื่อ ย่อมเกิดหนี้สิน หรือเจ้าหนี้ แต่ก็มีทรัพย์สินเพิ่ม ดังนั้นการเพิ่มขึ้นของทรัพย์สินทางบัญชีจะบันทึกเป็นเดบิต ซึ่งจะคู่กับ เจ้าหนี้ที่เป็น เครดิต เมื่อถึงเวลาครบกำหนดการจ่ายเงิน มีการจ่ายเงินเพื่อชำระหนี้ ทำให้เงินสดลด บัญชีเงินสดต้องบันทึก ด้านเครดิต ส่วนเจ้าหนี้ต้องบันทึกด้านเดบิตแทน ทำให้เจ้าหนี้ลดลงเพราะเดิมบันทึกเป็นเครดิตเจ้าหนี้ ตอนซื้อทรัพย์สิน

           เมื่อเราเข้าใจที่ไปที่มาของรายได้ และการได้มาซึ่งทรัพย์สินที่มีภาระผูกพันแล้ว ต่อมาเมื่อมีเงินเหลือใช้ หรือต้องการหารายได้เพิ่มเติม อาจจะมีการปล่อยเงินกู้ เงินกู้ที่ปล่อยไปให้ผู้อื่นยืมไป ทำให้เงินสดที่มีอยู่ลดลง บัญชีจะบันทึกเครดิตเงินสด ผู้ยืมเงินจะถูกเรียกว่า ลูกหนี้ บัญชีจะบันทึกเดบิต รอจนกว่าลูกหนี้จะผ่อนชำระ เมื่อลูกหนี้ผ่อนชำระ จะชำระเป็นเงินสด หรือโอนเงินเข้าบัญชี เงินสดหรือเงินฝากธนาคารที่เพิ่มขึ้นจะบันทึก เป็นเดบิต เงินสดหรือเงินฝากธนาคาร ลูกหนี้เมื่อจ่ายชำระหนี้แล้วลูกหนี้จะลดลง ดังนั้น จึงบันทึกบัญชีเครดิตลูกหนี้ ซึ่งกลับข้างกับตอนยืมเงิน

           จะเห็นได้ว่าการบันทึกบัญชีไม่ใช่เรื่องยากอย่างที่คิด ถ้าทำความเข้าใจ ยอมรับคำพูดแปลกๆ ของทางบัญชีว่า เดบิต เครดิต โดยรายการที่เกิดขึ้นเหล่านั้นจะเป็นบวกหรือเพิ่ม หักหรือลด ขึ้นอยู่กับการจำแนกประเภทบัญชี ซึ่งมีทั้งหมด 5 ประเภทหลักๆ คือ สินทรัพย์ หนี้สิน ทุน รายได้ และค่าใช้จ่าย แต่หากดู ตามขั้นตอนแล้ว จะเห็นการลำดับขั้น หรือเหตุผลต่างๆ ในการบันทึกบัญชี อันที่จริงแล้วการบัญชี เป็นศิลปะของการจดบันทึก การจำแนกให้เป็นหมวดหมู่ และการสรุปผลสิ่งสำคัญในรูปตัวเงิน รายการ และเหตุการณ์ต่างๆ ซึ่งเกี่ยวข้องกันทางด้านการเงิน รวมทั้งการแปลความหมายของผลการปฏิบัติ

           จากที่กล่าวมาข้างต้นจะเห็นได้ไม่จำเป็นต้องเป็นผู้ที่จบสาขาบัญชีก็สามารถเข้าใจบัญชีอย่างง่ายๆ ได้ แต่สำหรับบัญชีขั้นสูง ที่ต้องใช้ความรู้เฉพาะด้าน เช่น การวิเคราะห์เอกสารทางบัญชี การวิเคราะห์รายการค้า การตรวจสอบ พิสูจน์ยอด ตามหลักการและนโยบายบัญชี หรือการปิดบัญชี การจัดทำรายงานต่างๆ จำเป็นต้องใช้ผู้ที่มีความรู้ ความสามารถ และมีประสบการณ์โดยตรง เพื่อให้เกิดความถูกต้อง แม่นยำ รวดเร็ว เพื่อนำเสนอข้อมูลทางการเงินต่อผู้มีส่วนได้เสีย และเพื่อใช้ในการบริหารงานของผู้บริหาร

 

 **********************************************************************************************************************************

สุพรรณา เกงขุนทด

เจ้าพนักงานการเงินและบัญชีปฏิบัติงาน

อ้างอิงข้อมูลคุณพรชัย  เฉลิมสุข

 

Level Triple-A conformance, 
          W3C WAI Web Content Accessibility Guidelines 2.0 Valid CSS!